QUICK BRIEF
この記事で分かること
- 01
集合・日程・宿泊・持ち物・連絡方法など、参加者が必要な情報を一つにまとめる
- 02
参加者の行動順に並べ、当日まず見る情報を前に置く
- 03
更新日と版番号を付け、全員が同じ最新版を確認できるようにする
CONTENTSこの記事の目次
SECTION合宿のしおりに必要な10項目
初めて作る場合は、まず参加者が当日確認する情報を10項目に整理すると抜け漏れを減らせます。団体によって不要な項目は省き、未確定の内容は確定情報と分けて扱います。
- 01
合宿名・目的
- 02
日程
- 03
集合・解散日時と場所
- 04
移動方法
- 05
宿泊先
- 06
日別スケジュール
- 07
部屋割り
- 08
持ち物
- 09
生活・施設ルール
- 10
緊急時の連絡方法
SECTIONしおりの目的は、全員の判断をそろえること
幹事が予定を把握していても、参加者が集合場所、持ち物、宿泊先のルールを別々のメッセージで受け取ると、当日の判断はそろいません。しおりは、合宿に必要な確定情報を一か所へ集め、誰に確認すればよいかまで示すために作ります。
初めて作る場合は、過去のしおりをそのまま使うより、今回の参加者がどの場面で迷うかを考えます。集合、乗車、到着、練習、食事、入浴、就寝、出発の順にたどると、必要な情報を見つけやすくなります。
SECTION確定・未定・個別連絡の三つに分ける
制作開始時点ですべてが決まっている必要はありません。ただし、未定の内容を確定情報のように掲載すると、後から訂正が増えます。情報を次の三つに分けてから編集します。
| 区分 | 扱う内容 | しおりでの示し方 |
|---|---|---|
| 確定事項 | 日程、集合、宿泊先、責任者など | 本文へ掲載する |
| 未定事項 | 食事内容、細かな時程、雨天案など | 確認中と期限を示す |
| 個別連絡 | 健康情報、服薬、個人の移動など | 対象者と担当者だけで共有する |
SECTION最初のページに当日必要な情報を置く
参加者が最初に探すのは、企画の背景ではなく、集合時刻、集合場所、遅刻時の連絡先です。表紙の次に「当日まず見るページ」を作り、移動中でもスマートフォンから確認できる量に絞ります。
集合日時と集合場所
遅刻・欠席時の連絡先
当日必ず持つもの
最初に乗る車両や班
到着後に集まる場所
帰着または解散予定
SECTION基本項目は参加者の行動順に並べる
| 章 | 主な内容 | 関連する既存記事 |
|---|---|---|
| 全体概要 | 目的、日程、参加対象、責任者 | 初めての合宿幹事が準備すること |
| 集合・移動 | 集合、車両、休憩、帰路 | 大人数で移動する合宿 |
| 宿泊 | 住所、館内ルール、部屋、消灯 | 合宿の部屋割りを決める方法 |
| 活動予定 | 練習、ミーティング、雨天時の変更 | 雨天時も慌てない代替プラン |
| 持ち物 | 個人用品、競技用品、団体共用品 | スポーツ合宿の持ち物チェックリスト |
| 安全・連絡 | 体調不良、緊急連絡、判断者 | スポーツ合宿の安全管理 |
SECTION合宿のしおりの構成例｜そのまま参考にできる見本
- 01
表紙
- 02
当日まず見る情報
- 03
全体日程
- 04
日別スケジュール
- 05
宿泊先・館内ルール
- 06
部屋割り
- 07
持ち物
- 08
食事・入浴
- 09
安全・緊急時の連絡
- 10
更新日・変更履歴
この順番は一例です。重要なのは、企画者が説明したい順番ではなく、参加者が当日に確認する順番で並べることです。集合や移動など最初に必要な情報を前へ置き、持ち物や施設ルールなど繰り返し確認する情報を後から探しやすくします。
しおり本文ですべてを詳しく説明すると、重要な情報が埋もれます。持ち物や安全管理の詳細は担当者用資料と分け、参加者向けには「何をするか」「どこを見るか」「誰へ連絡するか」を残します。
SECTION一日の予定は時刻だけでなく場所と担当を書く
「18時入浴」とだけ書いても、誰から入るのか、どこへ集合するのかは分かりません。団体の時程には、開始時刻、場所、対象者、担当者、次の予定までに終える条件を加えます。
| 時刻 | 予定 | 場所・対象 | 担当・注意 |
|---|---|---|---|
| 到着後 | 荷物搬入・館内確認 | 入口から共用空間 | 施設窓口と引率者 |
| 活動後 | 帰館・着替え | 指定場所 | 濡れた用具を分ける |
| 夜 | 入浴・食事・振り返り | 班ごとに確認 | 終了時刻をそろえる |
| 朝 | 起床・片付け・出発 | 部屋と共用部 | 忘れ物確認担当を置く |
SECTION2泊3日の合宿しおり見本
以下は一般的な2泊3日合宿の構成例です。実際の移動時間、練習時間、食事、入浴、施設利用条件を示すものではありません。利用先から確認できた条件に合わせて調整してください。
| 日 | 時刻 | 予定 | 確認すること |
|---|---|---|---|
| 1日目 | 08:00 | 集合・点呼 | 人数・荷物確認 |
| 1日目 | 08:30 | 出発 | 車両・班確認 |
| 1日目 | 11:00 | 到着・施設確認 | 荷物・利用ルール |
| 1日目 | 13:30 | 午後練習 | 会場・担当確認 |
| 1日目 | 17:30 | 帰館・入浴 | 班ごとの順番 |
| 1日目 | 18:30 | 夕食 | 集合時刻 |
| 1日目 | 20:00 | ミーティング | 翌日の予定 |
| 1日目 | 22:00 | 消灯 | 館内ルール |
| 2日目 | 07:00 | 起床・朝食 | 体調確認 |
| 2日目 | 09:00 | 午前練習 | 会場・持ち物 |
| 2日目 | 13:30 | 午後練習 | 終了時刻 |
| 2日目 | 20:00 | 振り返り | 翌日の変更確認 |
| 3日目 | 07:00 | 起床・片付け | 忘れ物確認 |
| 3日目 | 09:00 | 最終活動 | 終了・移動準備 |
| 3日目 | 12:00 | 昼食・出発 | 荷物・人数確認 |
| 3日目 | 15:00 | 到着・解散 | 忘れ物・連絡確認 |
SECTION紙・PDF・チャットの役割を分ける
同じ情報を複数の形式で配る場合は、それぞれの役割を決めます。紙は当日の確認、PDFは全体の正式版、チャットは変更の通知に向いています。チャットへ予定の全文を書き直すと、古い投稿との違いが分からなくなるため、更新したPDFの版と変更点を知らせます。
| 形式 | 向いている用途 | 注意点 |
|---|---|---|
| 紙 | 当日の持参、通信できない場面 | 変更後の差し替えが難しい |
| 正式な全体資料、印刷 | ファイル名と更新日を付ける | |
| チャット | 変更通知、確認依頼 | 正式版そのものにしない |
SECTION更新日・版番号・変更点を明記する
日程や人数が変わったときは、古いファイルを上書きするだけでは不十分です。表紙に更新日と版番号を付け、変更した項目を短くまとめます。幹事側の保管場所も一つにし、「最終」「最終2」のような名前を使わないようにします。
- 01
元の資料を更新する
- 02
版番号と更新日を変更する
- 03
変更点を一覧にする
- 04
全員へ正式版の保存場所を伝える
- 05
古い版を使わないよう通知する
SECTIONBASE NIIKAPPUの情報を反映するとき
BASE NIIKAPPUを利用する場合は、正式住所、到着予定、施設から案内された利用条件、共用設備を使う順番、参加者が持参するものを反映します。未確認の食事、練習会場、貸切、設備利用を確定事項として掲載しないでください。
候補日や人数が未定でも相談できます。施設から条件の回答を受けた後にしおりを最終化し、問い合わせ時の希望と、正式に確認できた内容を分けて参加者へ伝えます。
FROM READING TO PLANNING
