합숙 참가 모집·출결 관리｜마감·결석·중도 참가 정리

참가 모집을 시작하기 전에 일정, 목적, 개산 비용, 이동 방법, 응답 기한을 정리합니다. 아직 정해지지 않은 내용은 숨기지 말고 “개산”, “협의 중”, “추후 확정”이라고 표시해 주세요.

처음부터 상세한 개인정보를 받을 필요는 없습니다. 인원, 이동, 숙박 운영에 필요한 항목을 고르고 건강 정보와 비상 연락처는 열람자를 제한한 별도 관리로 둡니다.

• 참가·불참·미정

• 전 일정 참가·중도 참가·중도 귀가

• 집합 방법과 이용 차량

• 숙박 일수

• 응답자 이름과 갱신일

• 나중에 확인이 필요한 사항

한 번의 마감으로 모두를 최종 확정하려 하면 응답이 늦은 몇 사람 때문에 전체 계획이 지연될 수 있습니다. 계획에 필요한 확실성에 맞춰 마감을 나눕니다.

중도 참가자를 단순히 1명으로 세면 숙박 일수, 식사 횟수, 차량 좌석, 방 배정이 맞지 않게 됩니다. 날짜별 체류 인원을 산출하고 최대 동시 인원과 연인원을 구분해 주세요.

채팅 답변만으로 출결을 확정하면 누가 언제 무엇을 바꿨는지 알기 어려워집니다. 대표자가 관리하는 원장 하나를 정하고 참가자에게는 열람용 최신본을 공유합니다.

• 응답 접수일

• 최종 갱신일

• 변경 전과 변경 후

• 시설에 연락했는지

• 비용이나 방 배정 영향

• 변경을 확인한 담당자

인원이 확정되지 않은 단계에서는 확정 인원과 미응답자를 섞지 않습니다. 예를 들어 “18명 확정, 2명 참가 예정, ○일까지 최종 연락”처럼 현재 범위와 다음 갱신일을 표시합니다.

1. 01

   모집문에 확정 사항과 미정 사항을 기재합니다

2. 02

   참가 의향 마감에서 실시 규모를 판단합니다

3. 03

   가확정 후 숙박·차량·비용을 조정합니다

4. 04

   중도 참가를 날짜별·식사별로 반영합니다

5. 05

   최종 인원을 시설에 같은 형식으로 연락합니다

6. 06

   변경이 생기면 원장과 관련 담당자를 동시에 갱신합니다