重點摘要
本文可了解的內容
- 01
把截止分成三個階段
- 02
把最大同時人數與每日人數分開管理
- 03
把所有變更履歷留在同一個台帳
目錄本文目錄
SECTION招募前先分開已確定與未確定事項
開始招募前，先整理日程、目的、概算費用、移動方式與回答期限。還沒有決定的內容不要隱藏，請標示「概算」「協商中」「之後確定」。
DATA / CHECK可左右滑動查看 →
| 資訊 | 招募時的說明方式 | 之後更新的內容 |
|---|---|---|
| 日程 | 候選日期或確定日期 | 集合與解散時間 |
| 費用 | 概算範圍 | 正式金額與付款期限 |
| 移動 | 預計方式 | 車輛、座位、上車地點 |
| 住宿 | 共同住宿等形式 | 房間分配與攜帶物品 |
| 餐食 | 希望／檢討狀況 | 次數、時間與配慮事項 |
SECTION出缺席回答要收集哪些項目
一開始不需要收集詳細個人資訊。選擇人數、移動與住宿營運所需項目，健康資訊與緊急聯絡方式則另行管理，且只限必要負責人查看。
參加、不參加、未定
全程參加、中途參加、提前離隊
集合方式與使用車輛
住宿天數
回答者姓名與更新日期
之後仍需要確認的事項
SECTION把截止分成三個階段
如果一次截止就要求所有人最終確定，少數晚回答的人會拖住整體計畫。請依計畫所需的確定程度分段設定期限。
DATA / CHECK可左右滑動查看 →
| 階段 | 目的 | 回答內容 |
|---|---|---|
| 參加意向 | 判斷活動規模 | 想參加／較困難／未定 |
| 暫定 | 把住宿、車輛與費用進一步整理 | 預計參加、中途參加、移動方式 |
| 最終確定 | 確定設施與其他安排 | 確定人數、變更聯絡窗口 |
SECTION不要把缺席、中途參加、提前離隊當成例外
如果把中途參加者只算成一人，住宿天數、餐數、車輛座位與房間分配會對不起來。請按日期計算當天在場人數，並分開最大同時人數與延伸的參加人次。
DATA / CHECK可左右滑動查看 →
| 人數的看法 | 使用情境 |
|---|---|
| 最大同時人數 | 房間、車輛、共用設備 |
| 每日住宿人數 | 寢具、房間分配、住宿費 |
| 每餐人數 | 早餐、午餐、晚餐確認 |
| 延伸參加人次 | 活動實績與報告 |
SECTION把最新版與變更履歷放在同一處管理
如果只用聊天回覆確定出缺席，就會難以知道誰在什麼時候改了什麼。指定一份由代表者管理的主管理表，並向參加者共享可查看的最新版。
回答受理日
最後更新日
變更前與變更後
是否已通知設施
對費用或房間分配的影響
確認變更的負責人
SECTION向設施回報人數時的寫法
在人數還沒確定時，不要把確定人數與未回答者混在一起。例如可寫「已確定18人、預計2人、○日前最終回覆」，清楚表示目前範圍與下一次更新日。
SECTION從招募到確定的確認清單
- 01
招募文中記載已確定與未確定事項
- 02
在參加意向截止時判斷實施規模
- 03
暫定後調整住宿、車輛與費用
- 04
把中途參加反映到每日與每餐人數
- 05
用一致格式向設施回報最終人數
- 06
出現變更時，同步更新管理表與相關負責人
從閱讀到規劃
尚未確定的內容，也是重要的洽詢資訊。
即使人數與日期尚未確定，也能依目前條件整理住宿與集訓的下一步。參考資料
參考資訊
最後確認：2026.08.11
