대학 동아리 홋카이도 합숙｜총무·회계·음주 규칙 정하기

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전 일정 참가, 중도 참가, 중도 귀가, 숙박만 이용, 당일 참가를 나누어 집계합니다. 참가비도 참가 형태별로 계산해 나중에 개인별 협상이 되지 않도록 기준을 만듭니다.

예산을 보이게 정리합니다

음주 규칙을 먼저 정합니다

20세 미만 참가자, 운전자, 경기 일정, 시설 규칙을 고려해 음주 가능 여부와 시간을 정합니다. 대관이나 단체 숙박이라고 해서 자유롭게 음주할 수 있다고 가정해서는 안 됩니다.

공항·역에서의 이동, 차량 확보, 도로 상황을 함께 계획합니다. 도착일에 강도 높은 훈련을 빽빽하게 넣지 말고 이동 지연을 흡수할 수 있는 일정으로 구성합니다.

공인 동아리나 운동부는 원정 신고, 보험, 참가자 명단, 지도교수 확인 등이 필요할 수 있습니다. 소속 대학의 절차를 우선합니다.

대학 단체는 참가 형태가 다양해지기 쉽습니다

수업, 아르바이트, 취업 준비 때문에 중도 참가나 중도 귀가가 생기기 쉽습니다. 전원이 전 일정에 참가한다고 가정해 비용과 차량을 정하지 말고 참가 형태, 납부 금액, 식수, 침구 수를 나누어 관리합니다.

회계를 총무 개인의 선결제에만 의존하지 않습니다

숙박비, 교통비, 장소비, 식사, 비품, 예비비를 나누고 수금 기한과 환불 조건을 먼저 알립니다. 큰 금액을 한 명의 총무가 장기간 선결제하면 문제가 생기기 쉬우므로 대학 규정과 단체 계좌 이용 조건도 확인합니다.

대학 동아리는 회신 기한이 지난 뒤 참가 희망자가 늘거나 부분 참가가 생기기 쉽습니다. 참가비에 포함되는 항목, 환불 조건, 이동 방법, 회신 기한을 미리 알리고 총무의 개인 선결제를 최소화합니다.

법적으로 음주할 수 있는 성인이 포함되어 있어도 숙박시설의 음주 규칙, 20세 미만 참가자의 동석, 다음 날 운전과 경기를 고려해야 합니다. 음주자와 운전자를 당일 정하지 말고 모집 단계부터 명확히 나누며, 음주 후 차량 이동이 생기지 않는 일정으로 만듭니다.

총무의 선결제와 개인정보를 한 사람에게 집중시키지 않습니다

대표자 한 명이 전체 비용을 선결제하고 모든 사람의 건강 정보를 개인 기기에 보관하면 부담과 위험이 커집니다. 회계, 참가 관리, 시설 연락을 나누고 공유가 필요한 정보와 접근을 제한해야 하는 정보를 구분합니다.

숙박비만으로 참가비를 정하지 말고 교통, 식사, 시설 이용, 보험, 예비비를 나누어 제시합니다. 참가 인원에 따라 1인당 금액이 달라지는 경우 최소 성립 인원과 확정 시점을 알리고 총무 개인이 차액을 부담하지 않는 구조로 만듭니다.

모집할 때 중도 참가와 중도 귀가의 처리 방식을 정합니다

항공, 철도, 업무 등으로 전 일정에 참가할 수 없는 사람이 있으면 현지 집합 장소, 숙박비·교통비 부담, 객실과 차량 배정, 도착 시 접수 담당자를 정합니다. 부분 참가를 매번 예외로 처리하면 회계와 명단이 쉽게 어긋납니다.