Re・Cord館團體參觀・研修指南｜諮詢、費用與申請

團體使用Re・Cord館大致有三種方式：一般展示參觀、學校或職場等研修參觀，以及租用研修室、Theater、町民Hall、Re・Cord Hall等空間。目的不同，費用、準備、申請與所需時間也會不同。

不要認為「團體就會自動附說明」或「租房間就包含展示參觀」，而應把需要的要素分開詢問。

第一次聯絡時，不要只說「想團體利用」，還要說明需要的是單純參觀、附說明的研修，還是也要使用房間活動。若組合多種利用形式，分別確認各自的開始・結束時間與負責窗口。

詢問前先整理團體名稱、目的、希望日期、抵達與出發時間、參加人數、年齡層、帶隊者、車輛，以及希望的參觀・研修內容。團體參觀與研修目前沒有公開統一的最低人數、最高人數或標準所需時間，需依使用空間的定員、配置與企劃內容個別諮詢。

• 團體名稱與負責人聯絡方式

• 利用目的與預期成果

• 第一・第二希望日期時間

• 參加者、帶隊者、輪椅使用者等人數

• 希望的參觀、影像、音響體驗、會議內容

• 巴士與乘用車台數

• 希望開始準備與完全撤場時間

不要自行創造官方所需時間，而是把希望內容告知設施後取得回答。移動、廁所、點名、團體照等也要納入行程。

參加人數除了申請當下的預計數，也要分開說明最低成行人數、最大預估人數，以及帶隊者、講師、司機人數。對需要輪椅席或協助的參加者，不要過度分享個人資訊，只諮詢設施準備所需的範圍。

若團體人數可能變動，事先決定人數確定期限與最後要向設施回報的數字。

把詢問內容整理在一張管理表，分開記錄問題、設施回答、確認日期、負責人與未確定事項。電話得到的回答也要做紀錄，之後再與許可書或估價書核對。即使負責人更換，也能追溯判斷過程，可降低漏申請的風險。

新冠町官方Q&A介紹，學校、職場等團體研修可事前諮詢影像等輔助內容。內容採個別調整，不代表每個團體都標準附加，也不一定可以免費追加。

把研修目的具體化，例如「理解唱片文化」、「體驗音響設備」、「地域文化與地方營造」、「世代交流」，設施方比較容易提出建議。也要說明希望的解說深度與參加者既有知識程度。

若希望影像或說明，請告知學習目標、是否有事前學習、是否希望Q&A，以及是否需要拍攝紀錄。確認設施能提供的內容後，再整理角色，避免與團體自己的資料或主持流程重複。

町民Hall目前介紹為507席＋4個輪椅席，Theater為90席＋2個輪椅席。研修室有依配置區分的容量參考，但實際可容納人數會受桌椅、器材、通道與消防條件影響。

不要只依人數決定房間，要把音響、影像、電源、行李、報到、休息室、無障礙、桌子配置等條件一併告知後再選。

研修室適合參與型工作坊，Theater適合影像與講演，町民Hall適合大型發表，但設備可否使用與由誰操作要另外確認。若攜入音響或影像設備，也要諮詢連接端子、電源容量、搬入動線與彩排時間。

1. 01

   電話或到館確認空位

2. 02

   暫時預約希望時段

3. 03

   從官方頁面取得最新使用申請書

4. 04

   在使用日前提出申請書；現行說明包含可FAX

5. 05

   收到使用許可書兼估價書

6. 06

   使用後依寄送的請款書・繳款單付款

只有暫時預約不一定代表利用已確定。請確認申請書、許可與估價內容，有變更時儘快聯絡。取消與改期的詳細規則無法只從公開頁面確認，因此預約時一定要詢問。

提出申請書後，也要檢查許可書兼估價書上的設施名稱、日期、時段、費用與申請者名稱。若書面與電話談到的內容不同，不要拖到當天才處理，應向設施確認並更新紀錄。

貸館基本時段為9:00〜13:00、13:00〜18:00、18:00〜21:00。準備與撤收也包含在預約時間內。使用費依房間與時段不同，營利用途、設備、管理、冷暖房等費用可能另外加收。

現行說明為7月1日〜8月31日與11月1日〜4月30日加收基本費用30%的冷暖房費。表格是目前確認時的基本費用，最終金額請以設施提供的估價書為正本。

比較費用時不要只看基本料金，應以包含冷暖房、附屬設備、營利區分、準備時間與管理費的估價總額判斷。若使用多個設施，也確認各房間的時間區分是否依計畫重疊或銜接。

Re・Cord Hall目前介紹可於17:00〜21:00包場，1小時3,700日圓，延長30分鐘1,200日圓，原則上至少一週前預約。可以帶入自備唱片，但播放操作由設施方操作員進行。

事前諮詢唱片狀態、希望曲目、流程、人數、音量與結束時間，不要把它視為和一般貸室相同的條件。希望日期一定有空位、所有自備唱片都能播放，也都沒有保證。

自備唱片能否播放可能依唱片種類與狀態而異。若帶入稀有或容易受損的唱片，事前諮詢包裝、交接與事故時的處理，不要到當天才突然交給設施。

可以向BASE NIIKAPPU諮詢的是住宿、餐食、團體整體停留與包含移動的行程安排。Re・Cord館的空位確認、暫時預約、申請與設施使用費是Re・Cord館方的手續，只向BASE詢問並不能確定這些項目。

可用既有文章「向合宿設施諮詢前應整理的8個項目」整理人數、日程、目的、餐食、交通與預算。關於把町設施申請和住宿預約分開處理的思路，也可參考「團體使用新冠町運動設施前」。不要把兩邊的確定狀況混在同一欄位，負責人與期限要分開管理。

住宿與設施利用都還在暫定階段時，不要向參加者當作確定方案發布。標示「住宿暫時保留」、「設施暫時預約」、「申請中」等狀態，最終確定後再整合成一份行程表。

當天要依時間順序設計巴士上下車、停車、點名、報到、廁所、參觀、研修、休息與撤收。官方有一般停車場說明，但團體巴士的停車、上下客與待機方式需個別確認。不要預設一定能對應大型車。

• 設施負責人與團體責任者聯絡方式

• 抵達、報到、開始、結束與完全撤場時刻

• 參加者分組與帶隊配置

• 輪椅、聽覺、視覺等需要的協助

• 延誤、缺席、惡劣天候時的變更流程

• 返回住宿地時間與用餐・入浴安排

本文費用與手續截至2026年8月11日確認。公開前、申請前、實施前請向設施確認空位、費用、申請格式、冷暖房費加收、取消條件與巴士接待安排。不要用推測填補未回答事項，而要以「確定・暫定・未確認」分開的行程表管理。

團體的結束時刻不能只算節目結束，也要包含確認遺失物、廁所、點名、巴士上車與出發。若與住宿地的用餐開始或入浴時間接近，要加入能吸收延誤的預備時間。

結束後，由負責人彼此確認借用設備、自備物品、鑰匙、遺失物與恢復原狀。請款單與實施紀錄和住宿費分開保存，以便團體會計結算。

最終行程要在設施利用與住宿雙方都確定後才發放。不要只靠電話聯絡結束，而要核對許可書、估價與住宿條件，並以書面在負責人之間共享變更。