重點摘要
本文可了解的內容
- 01
全員只使用同一份最終版。
- 02
把集合、移動、住宿與聯絡資訊排成容易查找的順序。
- 03
標示更新日期與變更點，避免舊版混用。
目錄本文目錄
SECTION手冊的目的，是讓所有人的判斷一致
即使幹事掌握行程，如果參加者從不同訊息分別收到集合地點、攜帶物品與住宿規則，當天的判斷仍不會一致。手冊要把合宿所需的確定資訊集中在一處，並標明有疑問時應向誰確認。
第一次製作時，不要直接照抄過去手冊。思考這次參加者在哪些環節最容易迷失。依集合、上車、抵達、訓練、餐食、洗澡、就寢、出發的順序排列，較容易找到必要資訊。
SECTION分成確定、未定與個別聯絡三類
開始製作時不必所有事項都已決定，但若把未定內容像確定事項一樣刊載，後續訂正會變多。先把資訊分成以下三類。
| 區分 | 內容 | 手冊中的呈現 |
|---|---|---|
| 確定事項 | 日程、集合、住宿地點、負責人等 | 刊載於正文 |
| 未定事項 | 餐食內容、細部時程、雨天方案等 | 標示確認中與決定期限 |
| 個別聯絡 | 健康資訊、服藥、個人移動等 | 只與當事人及負責人共享 |
SECTION前幾頁放當天最需要的資訊
參加者最先找的不是企劃背景，而是集合時間、集合地點與遲到時聯絡方式。封面後製作「當天先看這頁」，並控制在移動中用手機也能快速查看的資訊量。
集合日期時間與集合地點
遲到／缺席聯絡方式
當天一定要帶的物品
第一台乘車或分組
抵達後集合地點
預計返程或解散時間
SECTION基本章節依參加者行動順序排列
| 章節 | 主要內容 | 相關既有文章 |
|---|---|---|
| 整體概要 | 目的、日程、參加對象、負責人 | 第一次擔任合宿幹事的準備 |
| 集合／移動 | 集合、車輛、休息、回程 | 大人數合宿移動 |
| 住宿 | 地址、館內規則、房間、熄燈 | 合宿房間分配方法 |
| 活動安排 | 訓練、會議、雨天變更 | 雨天備用方案 |
| 攜帶物品 | 個人物品、運動用品、團體共用品 | 運動合宿攜帶物品清單 |
| 安全／聯絡 | 身體不適、緊急聯絡、決策者 | 運動合宿安全管理 |
若在參加者手冊內把所有細節都說明，重要資訊反而會被埋沒。攜帶物品與安全管理的詳細內容可與負責人資料分開，參加者版保留「要做什麼」「去哪裡看」「聯絡誰」。
SECTION每日時程除了時間，也寫地點與負責人
只寫「18:00洗澡」無法知道誰先洗、到哪裡集合。團體時程要加入開始時間、地點、對象、負責人，以及在下一項行程前完成的條件。
| 時間 | 安排 | 地點／對象 | 負責／注意 |
|---|---|---|---|
| 抵達後 | 卸行李、館內確認 | 入口到共用區 | 設施窗口與帶隊者 |
| 活動後 | 回館、換衣 | 指定地點 | 分開濕裝備 |
| 夜間 | 洗澡、餐食、回顧 | 按小組確認 | 統一結束時間 |
| 早晨 | 起床、整理、出發 | 房間與共用區 | 設遺失物確認負責人 |
SECTION分清紙本、PDF與聊天工具的角色
同一資訊用多種形式發送時，要先決定各自用途。紙本適合當天確認，PDF適合正式完整版本，聊天工具適合通知變更。若把整份行程重寫在聊天中，會難以辨認和舊訊息的差異，因此只通知更新後PDF版本與具體變更點。
| 形式 | 適合用途 | 注意 |
|---|---|---|
| 紙本 | 當天攜帶、無網路情境 | 變更後不容易替換 |
| 正式完整資料、列印 | 標示檔名／版本與更新日 | |
| 聊天工具 | 變更通知、確認請求 | 不要作為正式正本本身 |
SECTION標示更新日期、版本號與變更點
日程或人數變更時，只覆蓋舊檔不足以避免混亂。封面要標示更新日與版本號，並簡短列出變更項目。幹事端也只保留一個正本位置，避免使用「最終」「最終2」這類檔名。
- 01
更新原始正本。
- 02
更新版本號與日期。
- 03
列出變更點。
- 04
告知全員正式版本的保存位置。
- 05
通知不要使用舊版。
SECTION反映BASE NIIKAPPU資訊時
使用BASE NIIKAPPU時，刊載正式地址、預計抵達、設施實際告知的使用條件、共用設備使用順序，以及參加者必須自備的物品。不要把尚未確認的餐食、訓練場、包場或設備使用寫成確定事項。
即使候選日期與人數尚未完全確定，也可以先諮詢。收到設施條件回答後再完成手冊，並向參加者區分「詢問時的希望」與「設施正式確認的內容」。
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