핵심 요약
이 글에서 알 수 있는 내용
- 01
전원이 참고하는 최종판을 하나로 통일합니다.
- 02
집합·이동·숙박·연락정보를 바로 찾을 수 있게 배치합니다.
- 03
업데이트 날짜와 변경점을 표시해 오래된 안내가 섞이지 않게 합니다.
목차이 글의 목차
SECTION안내책자의 목적은 모두의 판단을 맞추는 것입니다
담당자가 일정을 알고 있어도 참가자가 집합장소, 준비물, 숙소 규칙을 서로 다른 메시지로 받으면 당일 판단이 통일되지 않습니다. 안내책자는 합숙에 필요한 확정정보를 한곳에 모으고 누구에게 확인해야 하는지도 보여주기 위해 만듭니다.
처음 만든다면 과거 안내책자를 그대로 쓰기보다 이번 참가자가 어느 장면에서 헷갈릴지를 생각합니다. 집합, 탑승, 도착, 훈련, 식사, 목욕, 취침, 출발 순서로 따라가면 필요한 정보를 찾기 쉽습니다.
SECTION확정·미정·개별연락 세 가지로 나눕니다
제작을 시작할 때 모든 내용이 정해져 있을 필요는 없습니다. 다만 미정 내용을 확정정보처럼 넣으면 수정이 늘어납니다. 먼저 정보를 세 가지로 나눕니다.
| 구분 | 내용 | 안내책자 표시 |
|---|---|---|
| 확정사항 | 일정, 집합, 숙소, 책임자 등 | 본문에 게재 |
| 미정사항 | 식사내용, 세부시간, 우천안 등 | 확인 중임과 결정기한 표시 |
| 개별연락 | 건강정보, 복약, 개인이동 등 | 대상자와 담당자만 공유 |
SECTION첫 페이지에 당일 필요한 정보를 둡니다
참가자가 처음 찾는 것은 기획배경이 아니라 집합시간, 집합장소, 지각 시 연락처입니다. 표지 다음에 '당일 먼저 볼 페이지'를 만들고 이동 중 스마트폰으로 확인할 수 있는 양으로 줄입니다.
집합일시와 집합장소
지각·결석 연락처
당일 반드시 들고 갈 것
처음 탈 차량이나 조
도착 후 집합장소
귀착 또는 해산 예정
SECTION기본 항목은 참가자의 행동순서로 배치합니다
| 장 | 주요내용 | 관련 기존글 |
|---|---|---|
| 전체개요 | 목적, 일정, 참가대상, 책임자 | 처음 맡은 합숙 담당자 체크리스트 |
| 집합·이동 | 집합, 차량, 휴식, 귀로 | 대규모 합숙 이동 |
| 숙박 | 주소, 시설규칙, 방, 소등 | 합숙 방 배정 방법 |
| 활동예정 | 훈련, 미팅, 우천변경 | 우천 대체플랜 |
| 준비물 | 개인용품, 스포츠용품, 단체 공용품 | 스포츠 합숙 준비물 체크리스트 |
| 안전·연락 | 건강문제, 비상연락, 판단자 | 스포츠 합숙 안전관리 |
안내책자 본문에 모든 것을 자세히 쓰면 중요한 정보가 묻힙니다. 준비물과 안전관리 세부내용은 담당자 자료와 나누고 참가자용에는 '무엇을 하는지', '어디를 보는지', '누구에게 연락하는지'를 남깁니다.
SECTION하루 일정에는 시간뿐 아니라 장소와 담당도 씁니다
'18시 목욕'만 써서는 누가 먼저 들어가는지, 어디에 모이는지 알 수 없습니다. 단체 일정에는 시작시간, 장소, 대상자, 담당자, 다음 일정 전까지 끝내야 할 조건을 더합니다.
| 시간 | 일정 | 장소·대상 | 담당·주의 |
|---|---|---|---|
| 도착 후 | 짐 반입·시설 확인 | 입구에서 공용공간 | 숙소 창구와 인솔자 |
| 활동 후 | 귀관·갈아입기 | 지정장소 | 젖은 장비 분리 |
| 밤 | 목욕·식사·회고 | 조별 확인 | 종료시간 통일 |
| 아침 | 기상·정리·출발 | 방과 공용부 | 분실물 확인 담당 배치 |
SECTION종이·PDF·채팅의 역할을 나눕니다
같은 정보를 여러 형식으로 나눠 줄 때는 각각의 역할을 정합니다. 종이는 당일 확인, PDF는 공식 전체자료, 채팅은 변경공지에 적합합니다. 채팅에 일정을 전부 다시 쓰면 오래된 글과 차이가 불명확해지므로 업데이트한 PDF 버전과 변경점만 알립니다.
| 형식 | 적합한 용도 | 주의 |
|---|---|---|
| 종이 | 당일 휴대, 통신 불가 상황 | 변경 후 교체가 어렵습니다 |
| 공식 전체자료, 인쇄 | 파일명·버전과 업데이트 날짜 표시 | |
| 채팅 | 변경공지, 확인요청 | 공식 원본 자체로 사용하지 않기 |
SECTION업데이트 날짜·버전번호·변경점을 명시합니다
일정이나 인원이 바뀌면 오래된 파일을 덮어쓰기만 해서는 부족합니다. 표지에 업데이트 날짜와 버전번호를 넣고 바뀐 항목을 짧게 정리합니다. 담당자 보관장소도 하나로 하고 '최종', '최종2' 같은 이름을 쓰지 않습니다.
- 01
원본 자료를 업데이트합니다.
- 02
버전번호와 업데이트 날짜를 바꿉니다.
- 03
변경점을 목록으로 만듭니다.
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전원에게 공식판 저장 위치를 알립니다.
- 05
구판을 사용하지 말라고 알립니다.
SECTIONBASE NIIKAPPU 정보를 반영할 때
BASE NIIKAPPU를 이용한다면 공식 주소, 예정 도착시간, 숙소가 실제로 안내한 이용조건, 공용설비 이용순서, 참가자가 가져올 물건을 반영합니다. 확인되지 않은 식사, 훈련장, 전용대관, 설비이용을 확정사항으로 적지 않습니다.
후보일과 인원이 아직 미정이어도 상담할 수 있습니다. 숙소 조건에 대한 답변을 받은 뒤 안내책자를 확정하고 문의 당시 희망사항과 실제로 확인된 내용을 나눠 참가자에게 전달합니다.
읽기에서 계획으로
