重點摘要
本文可了解的內容
- 01
把募集、確定、詳細與前日聯絡分開目的
- 02
只保留一個最新版正本位置
- 03
不要把個別資訊放進全員通知
目錄本文目錄
SECTION把聯絡分成四個階段
DATA / CHECK可左右滑動查看 →
| 時期 | 目的 | 主要內容 |
|---|---|---|
| 招募開始 | 提供判斷是否參加所需條件 | 候選日期、目的、概算費用、回答期限 |
| 暫定後 | 整理人數與移動條件 | 參加狀態、中途參加、車輛、配慮事項 |
| 詳細確定後 | 統一當天行動 | 時程、集合、攜帶物品、房間、費用、聯絡方式 |
| 前日／當日 | 傳達變更與最後確認 | 天候、交通運行、集合變更、緊急事項 |
如果第一次就把所有資訊都當成已確定內容傳送，之後的變更很容易被忽略。未定事項要明確標示未定，並說明預計何時確定。
SECTION依資訊性質選擇不同媒介
DATA / CHECK可左右滑動查看 →
| 資訊 | 適合的方法 | 注意點 |
|---|---|---|
| 正式案內／手冊 | 共享文件、PDF、固定頁面 | 決定一個正本URL或檔名 |
| 收集回答 | 表單、表格、個別回答 | 設計成參加者不能查看他人回答 |
| 變更通知 | 聯絡App、Email等 | 指出變更內容、對象與已更新的正本 |
| 緊急聯絡 | 電話等可即時確認的方法 | 不要只發群組訊息就視為完成 |
SECTION徹底做到「最新版只有一個」
如果反覆附上日程表，不同裝置裡會留下舊版本。把最新版放在固定位置，清楚標示更新日、變更部分與確認期限。聊天中不要每次貼全文，只傳變更點與正本連結。
在檔名或頁面加上更新日或版本號
讓人看得出舊資訊已作廢
重要變更不要只看已讀，要取得回答或明確確認
即使聯絡負責人不只一人，對外傳送窗口仍維持單一
SECTION把全員資訊與個別資訊分開
房間分配、緊急聯絡方式、健康資訊、服藥與食物過敏等，不一定需要放到全員群組。請限制目的與閱覽者，只讓必要負責人查看。
SECTION前一天提醒只保留必要確認項目
- 01
集合時間、地點與遲到時聯絡方式
- 02
最新天候、道路與大眾交通狀況
- 03
必須攜帶物品與不足時的聯絡方式
- 04
身體不適、缺席、人數變更的聯絡方法
- 05
最新版時程與當日負責人
前一天只重新傳送長篇資料，重要變更容易被淹沒。請把「和上一版不同的地方」「一定要回答的地方」放在最前面。
SECTION預先考慮收不到聯絡的人
可能因為App未註冊、垃圾郵件、通信障礙、透過家長轉達等原因而收不到資訊。請決定未回答者的確認負責人與期限，並在當天準備紙本或離線也能查看的最低限度資訊。
SECTION對BASE NIIKAPPU的聯絡由代表者統整
如果參加者各自向設施詢問，人數與希望條件可能出現不一致。由代表者統整候選日、人數、車輛、餐食與抵達時間，再把設施回答反映到正本。
從閱讀到規劃
尚未確定的內容，也是重要的洽詢資訊。
即使人數與日期尚未確定，也能依目前條件整理住宿與集訓的下一步。參考資料
參考資訊
最後確認：2026.08.11
