合宿取消与人数变更确认｜设施、参与者与会计

联系设施前，把预约名义、使用日期、原本人数、变更后人数，以及变更确定日整理在同一笔记录。缺席、中途参加、缩短日程、整团取消需要确认的事项不同，因此要清楚定义变更单位，例如「2名参与者缺席」。

人数减少不代表整团总费用会按相同比例下降。住宿、餐食、包车、场地、车辆等可能各有不同变更期限或最低使用条件。请把目前预约内容与变更后希望一起告知设施，确认费用、手续与回复期限。

• 设施：住宿人数、房间、餐食、利用时间、追加手续

• 参与者：缺席者负担、退款时点、是否可替换参与者

• 移动／场地：车辆数、座位、练习场地、外部预约

• 会计：固定费、人数连动费、转账手续费、退款记录

如果同一项变更由多名负责人各自联系，人数与条件可能出现矛盾。可把设施联系交给代表者、参加费重算交给会计、参与者通知交给联系负责人，确定内容再更新到共享台账。

重算参加费时，把车辆、场地等即使人数减少也不易变动的费用，与餐食等较容易随人数变动的费用分开。缺席者退款、剩余参与者追加负担、由团体会计吸收的金额不要混在一起，并记录依据与核准者。

1. 01

   把变更者、变更日与变更内容记录到台账

2. 02

   以相同人数与日程向设施和外部服务商确认

3. 03

   由各负责人确认房间、餐食、车辆与场地影响

4. 04

   费用与期限确定后再向参与者通知

5. 05

   更新后的名册、手册与紧急联系资料全部换成最新版

只送出住宿预约Request并不代表预约已确定。正式确定后若发生变更，也请整理预约名义、使用日期、原本人数、变更后人数与需要回复的期限后联系，并依设施提供的手续办理。