合宿取消與人數變更確認｜設施、參加者與會計

聯絡設施前，把預約名義、利用日、原本人數、變更後人數，以及變更確定日整理在同一筆紀錄。缺席、中途參加、縮短日程、整團取消需要確認的事項不同，因此要清楚定義變更單位，例如「2名參加者缺席」。

人數減少不代表整團總費用會按相同比例下降。住宿、餐食、包車、場地、車輛等可能各有不同變更期限或最低利用條件。請把目前預約內容與變更後希望一起告知設施，確認費用、手續與回覆期限。

• 設施：住宿人數、房間、餐食、利用時間、追加手續

• 參加者：缺席者負擔、退款時點、是否可替換參加者

• 移動／場地：車輛數、座位、練習場地、外部預約

• 會計：固定費、人數連動費、匯款手續費、退款紀錄

如果同一項變更由多名負責人各自聯絡，人數與條件可能出現矛盾。可把設施聯絡交給代表者、參加費重算交給會計、參加者通知交給聯絡負責人，確定內容再回填共通管理表。

重算參加費時，把車輛、場地等即使人數減少也不易變動的費用，與餐食等較容易隨人數變動的費用分開。缺席者退款、剩餘參加者追加負擔、由團體會計吸收的金額不要混在一起，並記錄依據與核准者。

1. 01

   把變更者、變更日與變更內容記錄到管理表

2. 02

   以相同人數與日程向設施和外部業者確認

3. 03

   由各負責人確認房間、餐食、車輛與場地影響

4. 04

   費用與期限確定後再向參加者通知

5. 05

   更新後的名冊、手冊與緊急聯絡資料全部換成最新版

只送出住宿預約Request並不代表預約已確定。正式確定後若發生變更，也請整理預約名義、利用日、原本人數、變更後人數與需要回覆的期限後聯絡，並依設施提供的手續辦理。