團體旅行代表者要決定什麼｜預約、收款與聯絡窗口

設施聯絡窗口維持單一，但不要把判斷與所有工作也集中在一人。每個角色都設定代理人，回答與入金狀況不要只留在個人裝置，而要回填到必要負責人能查看的共通紀錄。

代表者不要猜測所有人的希望。生活條件或配慮事項若需要本人確認，就從各參加者收集回答，再由代表者只整理需要傳給設施的資訊。

即使使用代表者個人帳戶，也要有紀錄避免旅行款項與私人收支混在一起。把「金額怎麼決定」和「誰收款、誰確認、誰報告」分開，就比較不會讓代表者一人承擔差額。

• 把參加者變更受理窗口統一

• 記錄變更內容、聯絡日與等待回覆項目

• 費用或設施條件影響由預約代表者向設施確認

• 退款或追加負擔由會計負責人確認依據

• 只把已確定內容由參加者聯絡負責人統一共享

即使代表者正在駕駛、入浴或身體不適，當日代理人也要能確認預約名義、正式確定條件、設施聯絡方式、參加者最新版與預計抵達時間。緊急時的判斷者與聯絡者也盡量分開。

1. 01

   正式確定的日程、人數、利用條件

2. 02

   設施窗口、預約代表者與代理人

3. 03

   收款金額、付款期限與會計負責人

4. 04

   變更受理窗口、等待回覆事項、最後更新時間

5. 05

   當日抵達聯絡與緊急聯絡的負責人

由單一窗口送出候選日期、人數、代表者聯絡方式與利用目的。住宿預約Request並不是正式確定，收到設施條件後，要共享給會計負責人與參加者，不要在仍有重要未確定事項時發出最終確定通知。