团体旅行代表者要决定什么｜预约、收款与联系窗口

设施联系窗口维持单一，但不要把判断与所有工作也集中在一人。每个角色都设定代理人，回答与到账状况不要只留在个人装置，而要更新到到必要负责人能查看的共享记录。

代表者不要猜测所有人的希望。生活条件或注意事项若需要本人确认，就从各参与者收集回答，再由代表者只整理需要传给设施的信息。

即使使用代表者个人帐户，也要有记录避免旅行款项与私人收支混在一起。把「金额怎么决定」和「谁收款、谁确认、谁报告」分开，就比较不会让代表者一人承担差额。

• 把参与者变更受理窗口统一

• 记录变更内容、联系日与等待回复项目

• 费用或设施条件影响由预约代表者向设施确认

• 退款或追加负担由会计负责人确认依据

• 只把已确定内容由参与者联系负责人统一共享

即使代表者正在驾驶、入浴或身体不适，当日代理人也要能确认预约名义、正式确定条件、设施联系方式、参与者最新版与预计抵达时间。紧急时的判断者与联系者也尽量分开。

1. 01

   正式确定的日程、人数、使用条件

2. 02

   设施窗口、预约代表者与代理人

3. 03

   收款金额、付款期限与会计负责人

4. 04

   变更受理窗口、等待回复事项、最后更新时间

5. 05

   当日抵达联系与紧急联系的负责人

由单一窗口送出候选日期、人数、代表者联系方式与使用目的。住宿预约Request并不是正式确定，收到设施条件后，要共享给会计负责人与参与者，不要在仍有重要未确定事项时发出最终确定通知。